桌面和下载文件夹里堆着要长期留下的合同、照片和表格，过几个月就分不清哪份是定稿。下载目录本来只放刚取下来的安装包和临时附件，和正式文件混在一起后，清理下载时容易把定稿一起删掉。
在文档库下按项目建文件夹，名称用能看懂的事项，比如某次出差、某个课程或某一户的资料。把确定要留的文件从下载和桌面移进去，同一事项的扫描件、表格和导出稿放在一起。移完打开一次，确认不是快捷方式。桌面只留本周还在改的那一两份。
文档库通常会跟着系统备份和网盘同步走，桌面和下载未必在同一条备份里。按项目归类后，找文件靠文件夹而不是靠记忆里的图标位置。临时目录可以大胆清空，正式目录按项目保留，两条路分开，误删的机会就小。
不必为每个单独的文件都建一层，也不必把年份、月份、日期套成五六层。层数太多，保存时反而又放回桌面。一个项目一个文件夹，里面文件很多时再按来往和定稿分开就够。
从邮件或网页保存附件时，对话框里先选到对应项目文件夹，而不是先下到默认下载再打算以后整理。每周五把桌面上已经定稿的移进文档，只留还要改的。
文档里能按项目直接打开定稿，下载文件夹清空后这些文件还在，备份里也能看到同样的文件夹结构。若一份重要文件只出现在桌面，就还没进这条习惯，补移一次即可。